Oggi, con le tecnologie in continua evoluzione, è necessario che i lavoratori siano sempre aggiornati e in grado di svolgere i propri compiti in maniera efficace. Per questo la formazione è fondamentale. Ma ancor più importante è farla precedere da una accurata analisi dei bisogni formativi.

Senza sapere cos’è che devono imparare i nostri dipendenti, senza avere obiettivi definiti per le attività di formazione, non è possibile progettare percorsi di training adeguati. Rischieremmo solo di sprecare denaro.
Ascolta “L’analisi dei bisogni formativi per migliorare le performance aziendali” su Spreaker.

Cos’è l’analisi dei fabbisogni formativi

È un approccio sistematico che, per determinare quali siano le attività formative necessarie, prende in considerazione:

• obiettivi e necessità aziendali;
• le competenze già esistenti;
• i metodi formativi a disposizione;
• i costi.

Quindi si tratta di un processo di raccolta e di valutazione di dati che serve a identificare le aree in cui è necessario un miglioramento. I risultati dell’analisi possono evidenziare problemi o lacune su tre livelli: individuale, di gruppo o di dipartimento oppure aziendale.

Per esempio potrebbe esserci un dipendente che ha bisogno di imparare come funziona un macchinario. Allora lo faremo affiancare da un collega che ha più esperienza di lui oppure chiederemo all’azienda che produce il macchinario di inviare un esperto che insegni al nostro impiegato a usarlo.

A livello di gruppo, il problema potrebbe essere la comunicazione e una scarsa interazione. In questo caso sarà opportuno puntare su attività di team building.

Se invece è l’intera azienda che sta facendo un cambiamento organizzativo oppure operativo, sarà necessario preparare e formare tutti i dipendenti, dal top management fino agli operai.

Già da questi esempi si capisce che le necessità possono essere molto diverse e quindi l’analisi dei fabbisogni formativi aziendali diventa cruciale per non sprecare tempo e denaro.

Perché è utile l’analisi dei bisogni formativi

Un’analisi fatta a dovere permette di identificare la distanza fra le competenze e le conoscenze attuali e quelle da raggiungere.

Consente di determinare i contenuti della formazione e quindi di delineare le basi del piano formativo. In più aiuta a tracciare le linee guida per la valutazione di questo piano.

E poi dà modo all’azienda di massimizzare le risorse da investire e di ottenere risultati migliori perché le attività di formazione sono state progettate per soddisfare i bisogni emersi dall’analisi.

Quando va condotta l’analisi

Una risposta semplice e di buon senso è “ogni volta che si sta valutando di fare attività di formazione”.

I casi possono essere tanti. Magari c’è un cambiamento aziendale in vista, oppure la performance di alcuni dipendenti o gruppi non è soddisfacente, oppure si sta per introdurre una nuova tecnologia e bisogna capire chi dovrà essere aggiornato e in che modo.

Chi deve condurre l’analisi

Il dipartimento HR interno all’azienda è il più qualificato allo scopo. Farla fare a un team interno è efficace perché conosce bene i problemi e le sfide dell’organizzazione, conosce la cultura aziendale, conosce le prospettive future.

Si può ricorrere a consulenti esterni nel caso in cui sia necessaria un’analisi tecnico specialistica per la progettazione della formazione, ma almeno la prima fase di valutazione è giusto che venga fatta in house.

Elementi essenziali dell’analisi

Non possono mancare una preparazione accurata e un metodo strutturato da seguire.

E non si può prescindere da una buona comunicazione che renda partecipi tutti i dipendenti coinvolti.

Condurre un’analisi dei fabbisogni formativi in 9 step

#1 Identificare risultati e obiettivi desiderati

Lo scopo della formazione deve rispondere a un obiettivo di business.

#2 Collegare i risultati desiderati al comportamento dei dipendenti

In questa fase vanno identificate le competenze da cui dipendono i risultati che si vogliono ottenere.

#3 Determinare le competenze

Nella terza fase bisogna definire quali competenze possono essere acquisite o migliorate attraverso le attività di formazione.

#4 Definire le lacune

Il quarto passo consiste nell’identificare le competenze attuali e determinare il gap con quelle desiderate.

I metodi utilizzabili per valutare lo stato dell’arte sono diversi. Per esempio i sondaggi, sotto forma di questionari. In genere si crea un mix di domande a risposta chiusa e aperta per avere dati che siano facili da analizzare ma anche un feedback più approfondito dal dipendente.

Oppure si possono fare dei colloqui individuali, che devono comunque seguire una struttura ben definita per consentire poi l’analisi comparativa dei dati.

È utile anche revisionare i documenti esistenti, come report, materiali formativi già in uso, business plan o policy varie.

Si può anche ricorrere all’osservazione diretta e non partecipante dei lavoratori. Anche in questo caso è importante avere un elenco di azioni e comportamenti di cui prendere nota.

Tutti questi metodi possono anche essere usati in combinazione, per un’analisi più approfondita.

#5 Definire le priorità

In questa fase si deve dare una priorità ai bisogni formativi.

Incrociando i dati sulla percentuale di dipendenti che ha bisogno di formazione con l’importanza delle competenze rispetto agli obiettivi si può assegnare una priorità ai progetti formativi.

#6 Determinare le modalità formative

A questo punto si deve decidere come verrà attuata la formazione: in aula, in azienda, a distanza, sul campo. Anche qui le opzioni sono tante e vanno scelte in base all’analisi appena fatta.

#7 Fare un’analisi costi benefici

Vanno presi in considerazione i costi relativi ai metodi formativi, la misura in cui la formazione affronterà il divario di prestazioni e l’impatto sulla performance.

Alcuni fattori di costo sono:

• il tempo da dedicare alla formazione;
• lo sviluppo del piano formativo se viene fatto in azienda oppure la valutazione del piano se viene acquistato da un consulente;
• eventuali spese di logistica e trasporto.

#8 Preparare la valutazione della formazione

In questa fase bisogna preparare materiali e metodi per valutare a posteriori le attività di formazione.

Per esempio, si dovrà verificare se e quanto il training ha migliorato le competenze e la performance dei dipendenti e se ha contribuito al raggiungimento degli obiettivi di business.

#Predisporre un report operativo

Dati e valutazioni che derivano dall’analisi dei fabbisogni formativi devono prendere forma in un report. Un documento che deve servire per comunicare i risultati dell’analisi in modo che si possa passare alla parte operativa, ovvero alla progettazione delle attività di formazione.

L’analisi dei bisogni quindi è un elemento essenziale della formazione perché la mette in collegamento diretto con gli obiettivi strategici dell’azienda ma anche perché, se ben comunicata, rende coinvolti e partecipi tutti i dipendenti, qualunque sia il loro ruolo.

Insomma, con l’analisi dei fabbisogni formativi si può progettare un training efficace e in grado di migliorare la performance dei lavoratori.

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