Fare formazione aziendale non significa soltanto costruire programmi ad hoc e scegliere gli esperti che condurranno i corsi. Quando si organizzano delle lezioni si devono affrontare anche questioni logistiche e motivazionali. Ci sono molti fattore da tenere in considerazione quando si organizzano corsi di formazione.

Stare al passo con i competitor e magari superarli non è cosa facile. Le capacità dei dipendenti fanno la differenza, per questo la formazione è importante.

Ma quando decidiamo di farla in azienda, le questioni organizzative di cui dobbiamo tenere conto sono parecchie. Partendo dalle più banali per arrivare alle più sottili, vi diamo alcuni consigli per la preparazione del vostro prossimo corso.
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Organizzare un corso in azienda. La logistica.

Supporto amministrativo e organizzativo

Per prima cosa dovremo designare un responsabile che tenga i rapporti con il formatore e che gli agevoli il compito dandogli tutte le informazioni di cui ha bisogno e fornendogli materiali e dotazioni necessari.

La dotazione tecnologica

A proposito di attrezzatura, vediamo insieme quella di base che è quasi sempre necessaria. Cominciamo dal proiettore e dal telo per proiezioni per mostrare slide e video. L’ideale è avere un proiettore ancorato al soffitto, se non è possibile l’importante è posizionarlo in modo che tutti possano vedere la presentazione senza problemi.

Serviranno anche delle casse per amplificare il suono dei video o magari del microfono, se la stanza è grande o l’acustica non è eccezionale.

È importante che ci sia una connessione internet wireless a disposizione dei partecipanti e del formatore. Capita spesso di voler mostrare pagine web.

Se il corso prevede che si faccia attività al PC, ci dovranno essere postazioni con un computer per ogni partecipante. Oppure ci dovranno essere dei tavoli abbastanza ampi da ospitare un portatile per ciascuno.

L’attrezzatura di base

Di solito si mette a disposizione del docente anche una lavagna. Può essere una di quelle bianche cancellabili oppure una di quelle a fogli mobili che è meno ingombrante. In entrambi i casi serviranno anche i pennarelli.

È utile fornire a tutti carta e penna. Per altri materiali, come la copia delle slide o altre dispense, mettetevi d’accordo con il formatore. Decidete chi provvederà a stampare e comporre la cartellina.

Acqua, snack e altro

Pensate anche a eventuali generi di conforto. È sempre bene mettere delle bottigliette d’acqua a disposizione di tutti. Se la giornata di formazione è lunga, dovrete prevedere un pranzo leggero e del caffè per le pause.

Gli spazi

Come dovrà essere la stanza che userete come aula?

La formazione è per tutti, quindi l’accessibilità è fondamentale. Per esempio, verificate che sia raggiungibile e praticabile con facilità anche da persone disabili.

L’illuminazione è molto importante perché può influire sui livelli di attenzione dei partecipanti. La luce naturale è l’ideale, ma non sempre è disponibile. Fra le luci artificiali meglio evitare quelle a fluorescenza perché il colore che emettono non aiuta la concentrazione.

Verificate anche la posizione delle luci: non devono creare bagliori o riflessi che rendono difficile usare i computer o vedere le slide. Proprio per le proiezioni è fondamentale che le finestre abbiano tende che riescono a oscurare bene l’ambiente.

Anche il clima è un fattore che pesa sulla concentrazione. Troppo caldo o troppo freddo possono distrarre i partecipanti. Mantenete la temperatura sui 20°, d’altra parte lo dice anche il D.P.R. 74 del 2013.

Consideriamo anche i rumori: avere un’aula distante dal trambusto del traffico o dal vociare di una piazza è meglio, per questioni di concentrazione e udibilità. Ed è anche opportuno tutelare i dipendenti che sono al lavoro, quindi l’aula dovrebbe essere distante dagli altri uffici o magari dovrebbe avere un minimo di insonorizzazione.

Sarà banale, ma è utile ricordarlo: la stanza adibita ad aula deve avere delle prese di corrente e delle prolunghe. Per tenere in carica i portatili e tutti gli altri dispositivi.

Tavoli e sedie, poi, non dovrebbero essere troppo pesanti perché può capitare di doverli spostare. In più sarebbe meglio se fossero almeno un minimo ergonomici o quantomeno comodi. È complicato seguire ore di lezione quando la schiena o il collo cominciano a far male.

Opzionale ma sempre utile è un orologio da parete. Il formatore può tenerlo d’occhio per rimanere nei tempi e scaglionare le pause.

La disposizione dei tavoli

Nella maggior parte dei casi ci capita di fare formazione in aule che somigliano molto a quelle scolastiche, con una serie di banchi in fila. È una disposizione comoda per guardare il proiettore e magari per dividersi in piccoli gruppi di lavoro, ma è piuttosto formale e non favorisce molto l’interazione.

Una configurazione che garantisce una buona visibilità e allo stesso tempo dà più possibilità di interagire è la forma a U. In questo caso il formatore può avvicinarsi con facilità a tutti e i partecipanti si possono guardare l’un l’altro.

La disposizione a spina di pesce è un po’ una via di mezzo fra le prime due. Il formatore si può muovere agevolmente, la proiezione si vede bene e si possono formare piccoli gruppi di lavoro.

Se avete una stanza abbastanza grande, potete provare anche la disposizione cosiddetta a “cabaret”. Si chiama così perché, proprio come un in un cabaret, prevede dei tavoli tondi con attorno le sedie. È comoda per i gruppi di lavoro e permette al docente di interagire con tutti, ma i partecipanti potrebbero distrarsi con facilità.

Prima di scegliere una disposizione, fatevi delle domande:

• quale sarà il metodo di insegnamento?
• quanti sono i partecipanti?
• dovranno prendere appunti?
• dovranno discutere fra loro o fare brainstorming?
• dovranno lavorare in gruppo? Saranno gruppi grandi o piccoli?
• dovranno usare un computer?

Organizzare un corso in azienda. L’aspetto motivazionale.

Come abbiamo visto, le caratteristiche e la sistemazione di una stanza hanno una grande influenza sulla concentrazione dei partecipanti. Perché la formazione sia efficace, però, l’attenzione non basta. Servono motivazione e coinvolgimento.

E bisogna partire dai manager, aiutandoli a ritrovare la voglia di insegnare e guidare i propri dipendenti. Spiegate ai dirigenti le ragioni della formazione e dite loro chi parteciperà e quali sono i risultati e i cambiamenti attesi.

Chiedete ai manager di tenere delle brevi sessioni prima dei corsi in cui a loro volta informeranno i dipendenti e poi delle conversazioni post corso per pianificare come mettere in pratica i nuovi apprendimenti.

Il coinvolgimento dei dipendenti viaggia sugli stessi binari: la comunicazione è l’elemento chiave. Preparateli, attraverso i manager, a quello che li aspetta. Chiarite le vostre aspettative e fate emergere i benefici per loro: aggiornamento e acquisizione di nuove competenze sono indispensabili per avanzare nella carriera, per esempio.

Ascoltate e tenete in conto le possibili obiezioni. In genere riguardano tempistiche e scadenze. Verificate e programmate i corsi evitando di creare pressioni eccessive.

Raccogliete feedback sulle tipologie di insegnamento e di programmi. Potreste trovare idee interessanti.

Verificate con il formatore la possibilità di sfruttare l’apprendimento attivo, ovvero un modo di insegnare che mette al centro chi riceve la formazione e prevede attività interattive.

Quando i partecipanti non sono più spettatori passivi ma hanno un ruolo attivo nel proprio percorso, apprendono meglio.

Sono molte le cose di cui tenere conto quando si organizza un corso di formazione in house. E come abbiamo visto non si tratta solo di questioni logistiche.

Speriamo che gli spunti che vi abbiamo dato vi siano utili per progettare il vostro prossimo corso.

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