Monitorare e rendere efficaci i gruppi di lavoro grazie al metodo GTD – Getting Things Done

Spesso si pensa al project management come ad un’attività noiosa o ingessata, che magari fa perdere solo del tempo e non rende flessibile l’organizzazione del lavoro, dei progetti e delle attività svolte dalle persone.

Purtroppo capita che venga trascurata l’attenzione sull’ottimizzazione e sulle attività che di fatto vengono comunque svolte per gestire un lavoro, un progetto, che sia piccolo o grande.

La disorganizzazione porta ad effetti negativi non solo sul business ma anche sulle persone come lo stress, la cattiva gestione del processo di delega, la non chiarezza di chi deve fare cosa e quando.

La gestione di progetti richiede del tempo: prevediamolo e ottimizziamolo

Altro elemento che ho imparato a caro prezzo nella mia esperienza lavorativa quasi ventennale, è che comunque nel momento in cui si gestisce un progetto si ha un dispendio di energie e di tempo che deve essere a mio avviso previsto in fase di valutazioni economiche, ma anche ottimizzato e revisionato nel tempo.

Questo impegno ovviamente non lo si può indicare in termini economici in un preventivo ad un cliente, ma deve essere tenuto in considerazione a livello di tempo, in ore, ovvero in un budget.

Il project management significa prima di tutto affrontare l’organizzazione interna e quindi trattare il rapporto spesso difficoltoso tra il reparto commerciale e quello di produzione. Sapere esattamente come vengono affrontati e gestiti i progetti, aiuta a valorizzare il prodotto o servizio e a venderlo al giusto prezzo.

Il metodo prima dello strumento

Uno dei miei ruoli aziendali è sempre stato quello del project manager. Nei primi anni del 2000 era un’attività che si svolgeva tramite incontri con lo staff, lunghe e numerose email, fogli Excel, documenti Word, ecc…

Essendo un informatico poi convertito al digital marketing, lo ammetto, ho sempre cercato una soluzione software che potesse rispondere alle esigenze di gestione progetti e poi, successivamente, di controllo di produzione.

Questa attività di benchmarking mi ha portato non solo a trovare uno strumento fantastico, ma prima di tutto ad adottare un metodo: il GTD – Getting Things Done ideato da David Allen, di cui consiglio il libro “Getting Things Done – the art of the free-stress productivity”, per organizzare e tracciare le proprie attività e progetti.

Il metodo si basa su 5 punti o meglio 5 consigli:

1. capture
2. clarify
3. organize
4. reflect
5. engage

Capture

Utilizzate un contenitore digitale, un blocco note o registratore vocale per catturare tutto ciò che attira la vostra attenzione. Qualcosa di poco o molto importante, di personale e professionale, per progetti e per gestire cose da fare o da completare.

Clarify

Prendete tutto quello che avete catturato e fatevi la domanda: è “actionable”? Ovvero, è trasformabile in un’azione? Se la risposta è no, allora buttatelo o archiviatelo come appunto. Se sì, decidete l’azione successiva. Se richiede meno di due minuti fatelo subito, in caso contrario delegate se potete, oppure mettetelo in un elenco delle cose da fare, pianificandolo.

Organize

Mettete dei promemoria sulle azioni dentro una lista appropriata. Ad esempio, creare liste per le categorie come telefonate, commissioni da fare, e-mail da inviare, ecc.

Reflect

Guardate le vostre liste con la frequenza necessaria e seguite le scelte fatte su cosa fare e quando. Fate un controllo settimanale per fare chiarezza, per verificare la coerenza.

Engage

Affidatevi al sistema che avete messo in piedi per eseguire le varie attività.

I progetti

Grazie a questi 5 punti del metodo GTD, è possibile individuare le attività. Quando un obiettivo richiede più di un’azione, allora le attività creano un progetto.

• I progetti, o meglio i modelli di progetti, sono prima di tutto un riferimento da seguire, perché si è impostato il piano d’azione.
• Non importa che siano solo due/tre attività o 100, l’importante è “fidarsi” di quello che si è impostato e deciso, e allo stesso tempo avere la lungimiranza di poter integrare o migliorare procedure e metodi.

Le persone

Subito un chiarimento: ad una precisa attività non possono lavorare più persone contemporaneamente, eventualmente può essere “duplicata” un’attività ed assegnata ad un’altra persona.

Linee guida per identificare un sistema di project management

• Il sistema deve permettere di creare più attività uguali da assegnare ad ogni persona;
• Deve essere possibile indicare un responsabile del progetto, utile per avere il riferimento di chi l’ha creato o a chi è stato assegnato.
• Avere ogni persona assegnata in maniera univoca ad ogni task crea chiarezza su chi deve fare cosa con la possibilità di assegnare o delegare un compito.
• Deve essere possibile assegnare inoltre dei follow per permettere di notificare gli aggiornamenti dei vari task alle persone interessate anche se non è stata loro assegnata nessuna attività.

Quando

Questa è la parte più dolente: il quando fare una cosa. Una delle tendenze più frequenti è proprio quella di procrastinare e qui consiglio di guardare il video di Tim Urban al TED2016

Uno strumento di project management deve avere una modalità di assegnare velocemente una data e anche un orario.

Consigliata anche l’identificazione delle diverse priorità in 4 parti:

• new tasks: all’interno di questa lista/etichetta troviamo i task che abbiamo appena creato o che ci hanno appena assegnato e a cui non abbiamo ancora attribuito una data
• today: sono le priorità, le attività da fare oggi che magari abbiamo pianificato il giorno stesso o era stato deciso da tempo di fare in quel determinato giorno
• upcoming: qui sono presenti le attività future, che possono essere fra un giorno o pianificate per una determinata data
• later: questa sezione è la parte con priorità più bassa, dove in sostanza non voglio buttare via un task ma lo conservo e magari non lo pianifico e rimane in attesa di essere attivato per essere eseguito

Applicazioni e tipologie di progetti

Non solo web
Io ho iniziato pianificando progetti inerenti al mondo del web, ma sempre più spesso ho trovato la disciplina del project management adattissima ad organizzare progetti di qualunque tipo.

Ecco alcune tipologie di progetti che mi è capitato di organizzare:

• documentazione per grossi bandi
• procedura di ingresso o uscita personale
• percorsi formativi
• realizzazione di presentazioni e interventi
• traslochi di uffici (almeno 3 volte)
• organizzazione di eventi
• flusso di produzione di macchine
• progetti di impianti nel settore elettrico
• organizzazione di fiere
• attività commerciali

Oltre ovviamente alla tipologia web. Eccone alcune:

• realizzazione siti web
• campagne web marketing
• e-commerce
• grafica e comunicazione
• processi di nurturing
• check list pre-pubblicazione
• verifiche periodiche sui risultati SEO
• …

Case study Project Management Azienda di Milano settore digital

Negli ultimi anni ho svolto varie consulenze sia in piccole realtà che per brand prestigiosi.

Una delle ultime avventure è stata quella di accettare la sfida di eseguire un corso di formazione per una grossa azienda del settore digital di Milano composta da diverse divisioni e quindi diversi team.

Anche se partecipava solo un gruppo rappresentativo, ho trovato un’aula composta da ben 20 persone.

Il responsabile che mi ha selezionato e affidato il lavoro, mi ha illustrato l’eterogeneità dei gruppi dovuta all’acquisizione di diverse società.

Oltre a questa prima difficoltà, mi era stato chiesto di dare un’impostazione formativa molto pratica.

Due piccioni con una fava

Il primo passo nelle docenze che svolgo è sempre quello di fare un giro di tavolo per conoscerci meglio e poter avere informazioni utili per eseguire il più possibile una formazione su misura.

In questo caso, oltre a capire nel dettaglio i ruoli e le attività lavorative di ognuno dei partecipanti per poter poi impostare una formazione/consulenza su loro caso, c’è stato un altro beneficio: viste le recenti acquisizioni, erano presenti almeno 5 Team differenti, quindi molte delle persone quasi non si conoscevano, pertanto il giro di tavolo con le presentazioni iniziali e i successivi approfondimenti ha fatto sì che i team si conoscessero meglio fra loro in modo da avere un quadro completo delle loro attività e competenze per poter poi interagire, collaborare su progetti attuali e futuri.

Ed ecco i team così costituiti:

• Gruppo IT consulenza
• Gruppo IT innovazione
• Gruppo IT laboratorio
• Gruppo developer
• Gruppo data science e social media marketing

Il project management risolve problemi

Una volta identificati i vari team, ho iniziato a farli lavorare nei loro gruppi per potersi confrontare e far emergere i problemi relativi alla gestione delle attività.

Ogni gruppo ha poi presentato i vari problemi davanti a tutti, condividendo così situazioni che potevano essere comuni e quindi già affrontate da altri partecipanti.

Esempi di problemi riportati dal Team Consulenza

1. Difficoltà di gestione sui grossi progetti nel tempo … → Rispetto dei tempi e dei costi
2. Contemporaneità delle attività
3. Diversi gradi di conoscenza degli argomenti trattati  → Riunioni di ore e ore per trovare una soluzione (?)
4. Coordinamento e organizzazione interna non ottimali
5. Ruoli nei progetti non ben definiti (interna ma anche da parte del cliente)

Altri problemi comuni

• Ripartizione progetti
• Controllo visibilità su tutti i progetti
• Impostazione rapporto con il cliente (le tempistiche sono imposte dal cliente)
• Gestione priorità
• Gestione richieste extra da parte del cliente
• Gestione richieste extra per impegni colleghi

Dai problemi alle soluzioni

È difficile e forse non corretto definirsi degli esperti nel project management, perché si tratta di un argomento molto ampio ed ogni settore ha le sue peculiarità.

Il ruolo chiave che solitamente assumo nella sfera del project management è quella di facilitatore ed acceleratore. In ogni realtà aziendale ci sono persone che quasi sempre non seguono delle procedure e non hanno un metodo ben definito, ma conoscono bene il loro lavoro, le varie attività che lo compongono e i vari componenti del team che assieme creano prodotti o servizi.

Grazie alle domande giuste e seguendo un metodo si riesce a realizzare un vero e proprio startup di un sistema di project management su misura.

Questo per me è motivo di soddisfazione in quanto, rimanendo in contatto con queste realtà, ne posso vedere i progressi fatti e i benefici ottenuti.