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Che cos’è il Project Management?

Mentre le sue origini risalgono a più di un secolo fa, è solo negli ultimi tempi che il project management è diventato una componente essenziale di ogni business ed è una delle chiavi per il successo in un contesto economico globale in cui le aziende necessitano costantemente di un vantaggio competitivo sulla concorrenza. Ma che cosa si intende con l’espressione project management?

Secondo le definizioni più diffuse il project management è l’applicazione di conoscenze, strumenti e tecniche alle attività di un progetto per conseguirne gli obiettivi da parte di una figura ad hoc come il project manager, con l’intento di analizzare, progettare, pianificare e realizzare degli obiettivi di un progetto, gestendolo in tutte le sue caratteristiche e fasi evolutive, rispettando vincoli di tempi, costi, risorse, scopi, qualità ed è una parte attuativa del cosiddetto program management da parte del program management office il quale coordina il cosiddetto project portfolio management.

Sempre per poter comprendere meglio cos’è il project management è utile la descrizione fatta dal Project Management Body of Knowledge, che descrive cinque gruppi di processi di project management: Avvio,Pianificazione, Esecuzione, Monitoraggio e Controllo, Chiusura. Per via della sua collocazione in un periodo di tempo limitato, un progetto si distingue dai processi operativi di un’azienda che sono invece permanenti o semi-permanenti e necessita di filosofie, attitudini e approcci diversi per la loro gestione.

Obiettivo primario del project management è quello di raggiungere gli obiettivi del progetto rispettando i  vincoli determinati dal contesto del committente, come il costo, il tempo e lo scopo (nel senso anche della qualità), oltre ad ottimizzare l’allocazione delle risorse e integrare gli input necessari a raggiungere gli obiettivi definiti. Queste sfide infine devono essere portate avanti risolvendo i problemi e mitigando i rischi che ciascun progetto, in misura diversa, troverà comunque lungo la sua strada.

Quale figura si occupa del project management

Quindi chi, in ambito aziendale, andrà ad occuparsi del project management? La figura preposta è il project manager, il quale è responsabile della conduzione operativa del progetto, ma non limita il proprio lavoro alla semplice supervisione tecnica.

Il project manager è responsabile della qualità dei prodotti di progetto, nonché della gestione economica del progetto, in particolare delle risorse, materiali e immateriali, e delle risorse umane interne ed esterne all’azienda;  inoltre valuta e gestisce in maniera opportuna i rischi associati a un progetto, integra e coordina le attività di tutti i partecipanti al progetto.Inoltre tra i compiti che il project manager deve svolgere, vi è l’identificazione dell’ambito in cui si dovrà svolgere il lavoro.

Col termine ambito si intende l’insieme dei prodotti che si dovranno realizzare durante tutto il ciclo di vita di progetto. In seguito il project manager dovrà preparare il piano dei lavori, che comprende tutte le attività da svolgere oltre ai compiti da assegnare ai membri del team con le scadenze per il completamento di ogni attività.

Nel piano  dev’essere stabilito dal project manager un budget che permetta di coprire tutte le spese relative al perseguimento degli obiettivi di progetto, oltre ad eventuali imprevisti, senza che questi facciano superare i costi concordati con la committenza. Successivamente si dovrà occupare dell’implementazione del piano, della verifica del corretto svolgimento dei lavori e le operazioni di completamento.

Oltre alle competenze tecniche e gestionali, il project manager necessita di abilità politiche e relazionali. Deve essere in grado di trarre il massimo vantaggio dalle risorse a sua disposizione, di far apprezzare e supportare il suo progetto dal team dirigenziale, di negoziare con i fornitori, di dialogare con i clienti. Per un project manager è fondamentale il possesso dell’abilità politica, ovvero la predisposizione al negoziato, alla comunicazione, alla leadership. Quindi chi può ricoprire questo ruolo? Chiunque può imparare a fare il PM, grazie all’esperienza sul campo, ma soprattutto grazie ai tanti corsi a disposizione sul mercato, che consentono di ottenere molteplici qualifiche professionali.

Vantaggi del project management

Quali sono i vantaggi dell’adozione di una organizzazione ed una metodologia per il project management? Prima di tutto il project management fornisce degli strumenti che consentono di ridurre i costi non necessari ed i rischi di errore, oltre agli sprechi di tempo, in modo tale che un progetto possa essere completato più velocemente ed efficacemente.

Il project management consente di migliorare l’operatività e la motivazione da parte del team che può operare in un clima di certezza organizzativa, migliorando così anche la reputazione del team progettuale sulla base dei successi ottenuti e del livello di impegno profuso. Il project management offre maggiori possibilità di cogliere opportunità a fronte di maggiori capacità dei team progettuali nel rispondere alle richieste dei clienti.

Tramite il project management si possono ottenere anche una maggiore flessibilità organizzativa, grazie alla migliorata capacità di prevedere e gestire i possibili rischi con strategie di risposta mirate e non improvvisate, determinate dai processi di monitoraggio e controllo. Una maggiore soddisfazione da parte dei partecipanti al progetto, tra cui il cliente finale, grazie alla migliore qualità dovuta alla riduzione di possibili errori e ad una migliore produttività complessiva grazie ad una maggiore efficienza a parità di risultati.

Project management certificato: livelli e certificazione di qualificazioni professionali

In base al livello di esperienza e qualificazione, i project manager possono ricoprire progressivamente varie cariche durante la propria carriera, tra cui:

• Project coordinator: ruolo di livello base che consiste nell’attività di supporto nella gestione di compiti di routine come la pianificazione di riunioni e la diffusioni di informazioni agli stakeholders.
• Project scheduler: figura che si occupa della gestione del software relativo alla pianificazione e al controllo dei tempi progettuali e gli aggiornamenti o le modifiche rispetto al piano originario. Si tratta di un ruolo con funzioni prevalentemente tecniche e non decisionali.
• Assistant project manager: figura di supporto al project manager nello svolgimento del proprio lavoro sulla base di un’assegnazione di compiti che possono variare di volta in volta in base al progetto e al project manager .
• Project Manager: figura che ha la piena responsabilità del progetto, dagli obiettivi e dai risultati concordati fino alla comunicazione con tutti gli interessati.
• Senior Project Manager: supervisiona il lavoro dei project manager fornendo indicazioni per migliorare i risultati e ottimizzare la gestione delle risorse

Per acquisire una qualificazione professionale specialistica nel campo del project management vi sono alcune certificazioni fondamentali tra cui la certificazione PMP(Project Management Professional),la certificazione più prestigiosa, il cui valore è attestato dalla grande richiesta di personale in possesso di questa credenziale per lo svolgimento del lavoro di project manager o per gli avanzamenti di carriera.

L’altra certificazione più diffusa è quella CAPM, rivolta a chi non possiede i requisiti di esperienza professionale richiesti per la certificazione PMP, tra cui project manager junior; membri del team progettuale che devono operare su progetti strutturati e gestiti da project manager; responsabili di funzione coinvolti nel processo decisionale di progetti importanti; professionisti che collaborano con società che sfruttano metodologie strutturate di Project Management.

Perché seguire un corso sul Project Management

Prima di tutto per poter imparare un metodo di lavoro che ti consenta di organizzare il tuo lavoro in base ad obiettivi e/o risultati, non dimenticandosi dei vincoli di costo, tempo e di risultato. Per questo hai bisogno di figure formate e qualificate sul project management, indipendentemente che abbiano o meno il ruolo di project manager, che ti consentano di far prosperare la tua attività. Grazie ad uno dei tanti formatori con cui potrai entrare in contatto tramite Improovo, scoprirai i molteplici vantaggi del project management.

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