Trovare le persone giuste da inserire in azienda è difficile, così come lo è farle rimanere. C’è anche un altro problema: renderle efficaci ed efficienti nel minor tempo possibile dopo l’assunzione. Problema che si risolve con un percorso ben studiato di onboarding e di induction, due processi in realtà distinti spesso fusi e confusi.
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Spesso accade che i nuovi dipendenti vengano lasciati a se stessi dopo aver avuto qualche spiegazione di massima dal superiore o dai colleghi. Questo di certo non li rende più produttivi né più partecipi degli obiettivi aziendali né più consapevoli del loro ruolo. Infatti uno studio della Oxford Economics sulle aziende inglesi evidenzia che a causa di un inserimento non corretto

• 1 su 25 nuovi assunti abbandona il lavoro dopo una settimana;
• ci vogliono circa 28 settimane, cioè 6 mesi e mezzo, perché il neo assunto diventi efficace e si allinei ai ritmi degli altri. E questo costa all’azienda circa 25.000 £, secondo la stima fatta da questo studio.

Anche negli Stati Uniti hanno condotto diverse ricerche sul tema che si concentrano più che altro sui costi che un’azienda deve sostenere per trovare e formare un nuovo dipendente quando quello appena assunto se ne va. Le stime sono riportate a seguire:

• da sei a nove mesi del salario del dipendente;
• dal 16% al 213% del salario, a seconda del ruolo ricoperto;
• tre volte il salario del dipendente.

Ecco perché la retention, il mantenere i dipendenti in azienda, è fondamentale. E per riuscirci entra in gioco anche l‘induction training che si può tradurre come formazione in entrata o formazione post inserimento, ovvero un modo di “accompagnare” i neo assunti in quello che per loro potrebbe trasformarsi in un labirinto. Un modo per facilitare la vita a loro, ma anche per fare sì che l’azienda sia più performante. Un percorso di induction fatto bene è un elemento essenziale per il successo dell’azienda perché è in grado di trasmettere la cultura di impresa oltre a tutta una serie di informazioni pratiche e burocratiche.

Che cos’è l’induction training?

L’induction training è un programma studiato per introdurre il nuovo dipendente in azienda, aiutarlo a familiarizzare e a integrarsi con l’ambiente e i colleghi in tempi rapidi e in modo indolore. Durante il programma di induction è bene rispondere alle domande e ai dubbi dei nuovi dipendenti, aiutarli a conoscere meglio l’azienda, farli sentire a proprio agio. E soprattutto è necessario rendere chiari i valori dell’azienda — e questo andrebbe fatto anche in fase di selezione del candidato — perché è importante che la persona in questione non sappia solo fare il proprio lavoro ma sia in grado di integrarsi nel tipo di cultura che ha una data azienda.

Quali sono i benefici dell’induction training?

Prima di tutto la retention. L’induction serve per far apparire l’azienda più professionale agli occhi della nuova risorsa, oltre che a dare una bella impressione e aiutare a motivare i dipendenti a lavorare bene e rimanere a bordo. Inoltre l’induction influisce sull’efficacia dei nuovi assunti. Se familiarizzano in fretta con processi, spazi e procedure, se vengono offerti subito gli strumenti di cui hanno bisogno, saranno più produttivi in tempi brevi.

Avere un programma che li aiuta a inserirsi, ha un impatto positivo anche sul loro umore, e se si è in uno stato mentale positivo si lavora meglio. Inoltre se si investe prima, si deve spendere meno in un secondo momento. Se si è in grado di fornire al neo assunto la gran parte delle informazioni necessarie durante l’induction training, in seguito non si perderà tempo a dover rispondere a molte domande. Per facilitare questo processo, si possono anche creare delle risorse cartacee o digitali a cui i dipendenti possano fare riferimento per procedere in autonomia. Anche su questo ci sono diverse ricerche che evidenziano come non fare formazione costi di più che farla. Ad un dipendente appena assunto bisogna trasmettere subito la cultura e la filosofia aziendale così da aiutarlo a dare un senso al proprio ruolo all’interno dell’organizzazione.

Caratteristiche dell’induction training

Quali aspetti deve toccare un programma di induction training? Come dev’essere strutturato?  Prima di tutti gli aspetti organizzativi come gli orari di lavoro, che possono essere in parte flessibili, come funzionano i permessi e le ferie ma anche quali sono le misure di sicurezza. O ancora come vanno gestite le spese aziendali, eventuali benefit per i dipendenti. Oppure le varie policy relative, ad esempio, al dress code, o all’uso del telefono in ufficio. Tutte queste informazioni possono essere raccolto testo di riferimento ad uso aziendale da dare ai dipendenti. Non bisogna dimenticare la parte relativa alla mission, gli obiettivi e i valori dell’azienda, che è fondamentale perché dà ai dipendenti una visione globale anche dei piani per il futuro, oltre a coinvolgerli e renderli consapevoli delle strategie e degli obiettivi aziendali. Bisogna prevedere anche dei momenti in cui i nuovi dipendenti possano conoscere gli altri membri dello staff. Se l’azienda è molto grande, le presentazioni possono essere fatte con i vari team leader. Si può anche inserire una sezione dedicata ai vari dipartimenti nel testo generale per i dipendenti, in modo da poter conoscere le varie divisioni e figure all’interno dell’organizzazione. Gran parte di queste informazioni possono essere trasmesse durante una serie di incontri ma devono anche far parte di quello che gli anglofoni chiamano induction pack, una sorta di pacchetto di benvenuto che consiste in una cartellina cartacea o elettronica che può contenere vari documenti come la mappa dell’edificio, se l’azienda è molto grande, eventuali moduli da compilare, recapiti utili e affini. L’Imperial College di Londra ha pubblicato sul suo sito le linee guida per i manager e tutti i materiali per il pack.  Non bisogna dimenticarsi che i programmi di induction training devono essere adattati a seconda dei casi specifici.

Come rendere efficace l’unduction training

Affinché l’induction training sia efficace prima di tutto deve essere semplice dal punto di vista comunicativo; vanno evitate espressioni troppo tecniche. Deve essere interattivo e coinvolgente, invogliando alla discussione. Può essere efficace anche la gamification: le dinamiche di gioco rendono i corsi più efficaci e coinvolgenti. Per questo sono sconsigliabili

le interminabili presentazioni con PowerPoint, mentre sono più utili i contenuti visivi e le storie che aiutano a trasmettere i valori dell’azienda. Queste attività vanno misurate in un secondo momento, tramite feedback da parte dei dipendenti, in modo da poter correggere ciò che non funziona

Induction Training: casi di studio

L’induction training in Italia non è ancora molto diffusa. Esistono realtà importanti come  Telecom o Luxottica che già da qualche anno alternano lezioni in aula a sessioni dimostrative e forniscono contenuti digitali che contengono tutte le informazioni sull’azienda.

Ma non sono solo i colossi a mettere in atto questi programmi. Anche nel settore retail si trovano dei buoni esempi, come quello di Coin che punta sullo sviluppo di competenze trasversali, come le relazioni organizzative, l’uso degli strumenti informatici e la conoscenza dell’inglese; e Teddy che attraverso i percorsi di induction trasmette i propri valori aziendali.

Un buon programma di onboarding e di induction può aiutare le aziende ad avere dipendenti coinvolti, gratificati e di conseguenza fedeli, motivati ed efficienti. Riuscire a mantenerli in azienda vuol dire abbattere i costi di acquisizione di nuovo personale. Perciò vale davvero la pena investire in formazione post inserimento. E non solo per le grandi aziende: anche un negozio o una micro impresa ne possono beneficiare.