In questa puntata di Colazione di Lavoro abbiamo rifatto il punto sul mondo che ruota intorno alla possibilità, in questo periodo talvolta l’obbligo, di lavorare da casa o comunque non in ufficio come abbiamo sempre fatto. Negli ultimi anni abbiamo già osservato una spinta verso il lavoro a distanza, la crescita della libera professione, le carriere multidimensionali e il diritto dei dipendenti di controllare i propri percorsi di carriera. Il lavoro a distanza è diventato ancora di più una “nuova normalità”, avere una forza lavoro distribuita è diventata spesso una realtà strutturale con cui fare i conti.

Già i dati pre-pandemia ci danno delle indicazioni piuttosto precise su questa tendenza. Per esempio un rapporto di UpWork afferma che entro il 2028 il 73% di tutti i team di piccole imprese avrà lavoratori remoti con il 33% di dipendenti a tempo pieno che lavorano in remoto. Il lavoro da remoto sta diventando più popolare che mai. Uno studio pubblicato dal fornitore di soluzioni d’ufficio svizzero IWG (quello di Regus per intenderci) ha rilevato che il 70% dei professionisti lavora in remoto almeno un giorno alla settimana, mentre il 53% lavora in remoto per almeno la metà della settimana. Alcune multinazionali hanno il loro intero personale che lavora in remoto, senza alcuna presenza fissa negli uffici, il che apre le porte alla presenza di dipendenti in tutto il mondo.

Il Covid-19 sta profondamente cambiando il modo di operare delle imprese e sta segnando un momento fondamentale per il futuro del lavoro. Si sta discutendo molto delle nuove pratiche di lavoro a cui ha condotto e del fatto che il passaggio dal lavoro in ufficio al lavoro a distanza subirà un dietrofront o se la situazione attuale sarà la “nuova normalità”.

Di fronte a questa pandemia, i datori di lavoro hanno dovuto accelerare i processi decisionali e lasciarsi alle spalle tutti quei preconcetti che sarebbero potuti essere un ostacolo al cambiamento. Va però detto che per molti alla fine il tutto si ricondurrà alla scelta tra il “tornare come eravamo prima” o il “mantenere il nuovo assetto”, con un approccio un pò binario, o bianco o nero. E questo potrebbe essere un errore. Invece, bisognerebbe sfruttare questa opportunità per trovare nuovi modi di lavorare che combinino i due. Abbiamo la possibilità di trovare un nuovo equilibrio, di adottare pratiche di lavoro che possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze di ciascun dipendente. Perché se è vero che potrà essere considerato normale lavorare da casa in futuro, è altrettanto vero che alcuni dipendenti godono dei benefici creativi e culturali di stare con i loro colleghi in un ambiente di ufficio.

Ma quali fattori dovrebbero considerare i datori di lavoro prima di adottare pratiche di lavoro da remoto o comunque flessibili?
La semplice verità è che alcune persone sono adatte a lavorare da casa e altre no. Lavorare da casa consente alle persone di impostare le proprie ore di lavoro e trovare pace e tranquillità. Altri hanno bisogno di una struttura fisica ed organizzativa per cui potrebbero trovare più distrazioni a casa che sul posto di lavoro.  Ma ogni realtà è diversa dalle altre. Gli uffici open space favoriscono il lavoro di gruppo e lo scambio di idee, ma alcuni potrebbero trovare il rumore di fondo un fattore distraente. Alla fine, occorre valutare come lavorano meglio i tuoi dipendenti e come sono più produttivi. Ciò che funziona per un dipendente, potrebbe non funzionare per un altro. Quindi se da un parte potrebbe essere la base per risparmiare, ad esempio, dei costi di affitto di alcuni uffici, dall’altra occorre sincerarsi che quella dell’ufficio non sia il posto preferito dove lavorare degli stessi dipendenti.

Tendenze come il telelavoro flessibile sono sempre più richieste dai millennial e dalla Gen Z sul posto di lavoro, e questa è la generazione che costituirà il futuro delle imprese. Secondo uno studio, quasi il 70% dei millennial avrebbe maggiori probabilità di scegliere un datore di lavoro che ha offerto loro il lavoro da remoto.

I benefici sono importanti. I dipendenti apprezzano la flessibilità che offre, in particolare se hanno impegni di assistenza a figli piccoli. Le persone apprezzano anche l’evitare gli spostamenti, e quindi traffico e perdite di tempo, le distrazioni che alle volte gli uffici offrono. I team remoti possono godere di un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata e ci sono prove che dimostrano che sono anche più produttivi dei loro colleghi in ufficio.
Inoltre appunto, le persone in cerca di lavoro sono più propense a prendere una posizione se viene offerto un lavoro remoto, il che può aiutare nelle attività di reclutamento.

Se da una parte ci sono sicuramente dei benefici, dall’altra ci sono anche una serie di insidie. Poiché il lavoro a distanza sta diventando la nuova normalità per molti, è importante che le aziende si adattino e mettano in atto le giuste politiche per garantire che i dipendenti si sentano parte del team e non si isolino. Per alcune professioni può sembrare strano, poiché possono sentirsi isolati e improduttivi nel loro ambiente di casa. Mantenere la motivazione e la concentrazione può anche essere difficile per i lavoratori che non sono abituati a lavorare fuori dall’ufficio. Quindi i rischi possono essere: perdere produttività, mancanza di concentrazione e negatività. La solitudine può essere la causa principale. Ma la sensazione di isolamento (o disconnessione) non è sempre innescata dall’isolamento fisico.

Un sondaggio di EY ha rivelato che mantenere la fiducia verso il proprio datore di lavoro può essere più complicato per i membri della squadra aziendale da remoto rispetto a quelli interni. Quando si ha a che fare con una forza lavoro distribuita è fondamentale saperla gestire e coinvolgere. È molto più difficile prendersi cura dei propri dipendenti e aiutarli a essere produttivi. Non sai se le persone sono in difficoltà, frustrate o inefficaci. Questi problemi possono iniziare a peggiorare e diffondersi, incidendo sul benessere dei dipendenti e potenzialmente possono arrivare anche alle relazioni con i clienti.

Le persone iniziano a perdere le piccole cose: le pause caffè, una passeggiata nei negozi, la pausa pranzo, gli incontri dopo il lavoro. Molte di queste piccole interazioni lavorano insieme per creare una cultura, quindi sono necessari metodi e abitudini per riempire i buchi lasciati dal lavoro a distanza. Il focus principale di ogni azienda in questi momenti è il benessere dei dipendenti. Questo è un momento di forte stress e incertezza sul lavoro e sulla vita personale. La salute fisica e mentale delle persone ha la priorità in tempi come questi, quindi è importante disporre di strutture e programmi su cui le persone possano appoggiarsi, ovunque si trovino. Una comunicazione top down aperta e onesta è un ottimo modo per incoraggiare i dipendenti di tutti i livelli a condividere i problemi. Una volta espressi, c’è sempre modo di porvi rimedio.

Il rischio è legato a stress, depressione e ansia. Alcune ricerche mostrano come essere “sempre attivi” e accessibili grazie alla tecnologia, porta a far sfumare i confini fra lavoro e vita personale, e questo rischio ovviamente è tanto più reale se si lavora da casa. Un rapporto delle Nazioni Unite del 2017 ha rilevato che il 41% dei lavoratori da remoto ha riportato livelli di stress elevati, rispetto al 25% degli impiegati in ufficio. Uno dei motivi potrebbe essere questa lontananza fisica che si traduce in una lontananza mentale, in una mancanza di fiducia, al sentirsi un estraneo o addirittura avere la percezione che i colleghi stiano parlando male di te alle spalle. Uno studio su 1.100 lavoratori ha scoperto che il 52% che lavorava da casa almeno una volta aveva maggiori probabilità di sentirsi escluso e maltrattato, oltre che incapace di affrontare i conflitti con i colleghi. Le e-mail possono essere interpretate erroneamente come maleducate o troppo dirette. E, senza un linguaggio del corpo visibile, è difficile comunicare i nostri veri significati. In un ambiente virtuale si tende a concentrarsi troppo sulle attività e troppo poco sulle relazioni. Con maggiore enfasi su scadenze e informazioni di routine, i lavoratori virtuali possono sentirsi trattati come un ingranaggio in una macchina, piuttosto che una parte essenziale del team. Anche la mancanza di feedback da parte dei manager e dei colleghi senior rischia di far perdere un punto di riferimento per giudicare i progressi, il che porta ad un aumento dei sentimenti di ansia e alla preoccupazione di essere “all’altezza”.

E’ una fase nella quale la fiducia è un componente vitale per tutti. In questa situazione, i datori di lavoro non hanno avuto il tempo di testare rigorosamente come la produttività, la reportistica, il flusso di lavoro e gli obiettivi sarebbero stati influenzati dal lavoro a distanza. Allo stesso tempo i dipendenti devono realizzare come la il successo o addirittura la sopravvivenza delle loro aziende dipende dalla loro capacità di auto-motivarsi. In poche parole, i datori di lavoro devono fidarsi dei propri dipendenti per svolgere il proprio lavoro. E viceversa.

Il giusto tipo di comunicazione è la chiave per superare le prove e le tribolazioni del lavoro virtuale. I datori di lavoro devono creare le giuste strutture come videochiamate programmate e incontri regolari di team building per costruire un rapporto. I capi devono dare l’esempio e creare una cultura in cui quelli fuori dall’ufficio si sentano apprezzati. Inoltre, dobbiamo ricordare che persone diverse richiedono livelli diversi di interazione sociale: la risposta alla prevenzione dell’isolamento potrebbe non essere per tutti quella di intensificare la chat sociale o la frequenza della comunicazione. Dal punto di vista di un manager, questa diversità evidenzia l’importanza di conoscere personalmente i membri del team e fare attenzione ai cambiamenti nel comportamento.

Una comunicazione regolare è vitale per dare ai dipendenti un senso di presenza, chiarezza e per certi versi anche benessere psicologico. Siamo esseri sociali – non siamo progettati per stare in casa con un contatto minimo con gli altri. E’ la testimonianza di quanto una buona cultura è preziosa nei momenti difficili. Incoraggiare piccole vittorie – chiedere a un collega di fare una chiacchierata, ringraziare qualcuno che ti risolve un problema, sono solo un paio di modi in cui con delle piccole azioni è possibile tenere alto il morale di un’intera squadra.

È responsabilità dell’organizzazione assicurarsi che tutti i membri si sentano apprezzati e connessi, ed è proprio la tecnologia che può correre in soccorso in questi casi, che può agire come un fattore abilitante per i manager per mantenere il loro team distribuito connesso e coinvolto. Questa sta diventando sempre più intuitiva e le aspettative dei datori di lavoro sulle competenze digitali stanno passando da quelle di base a quelle avanzate, indipendentemente dal ruolo.

Sono diverse le tecnologie da suggerire quando si tratta di connettere una forza lavoro da remoto. Certamente un filone molto importante è quello legato alle riunioni virtuali, alle videoconferenze. Le sale riunioni sul posto di lavoro dovrebbero essere dotate di apparecchiature per videoconferenza per incoraggiare l’interfaccia, il coinvolgimento e la collaborazione con dipendenti remoti. Le videoconferenze sono davvero efficaci per ridurre le distrazioni e l’ordine del giorno è definito e pianificato con maggiore attenzione rispetto alle normali riunioni. E per i più avanzati, c’è anche la realtà virtuale, per incontri ancora più immersivi. Ci sono gli strumenti di messaggistica istantanea che aiutano a ridurre le e-mail, come ad esempio Slack, quelli per la gestione del progetto e quelli di collaborazione.
Il tutto a supporto dei manager e dei dipendenti interni che svolgono un ruolo importante nel determinare il successo o il fallimento delle risorse che lavorano da remoto. Li aiutano ad offrire al team la possibilità di fornire aggiornamenti, tenere traccia dei progetti, lavorare su documenti condivisi e garantire che le scadenze vengano rispettate.

Certo, passare dall’ufficio al soggiorno è piuttosto uno shock: le normali routine vengono sradicate, la casa e il lavoro non sono più entità separate. Tuttavia, queste sfide sono tutt’altro che impossibili da superare. In effetti, con alcune semplici attenzioni, è possibile creare un ambiente di lavoro remoto che migliora l’automotivazione e aiuta a rimanere positivi.

Rimanere concentrati può essere complicato quando si lavora a fianco di partner, bambini e animali domestici, ma seguendo alcuni semplici suggerimenti è possibile realizzare una efficace configurazione del tuo ufficio a casa.
E’ importante per esempio costruire uno spazio di lavoro in cui non solo ti senti a tuo agio ma anche ispirato, per esempio posizionando la scrivania per sfruttare la buona luce naturale e vicino a una finestra per garantire un flusso di aria fresca. Inoltre è fondamentale una buona sedia da ufficio e adottare una postura naturale; Assicurati di non sforzarti di vedere il tuo schermo, magari utilizzando un monitor più grande se si possiede un notebook.
Per rimanere concentrati e produttivi, è necessario stabilire alcuni limiti, e quindi concordare il ​​tuo orario di lavoro e il tuo bisogno di spazio con le persone che condividono la tua casa, pianificando le pause da trascorrere con la tua famiglia. E poi ci sono i suggerimenti di carattere generale, legate alle notifiche del cellulare e dei social media, da gestire con precisione.

In un ambiente domestico, il lavoro e la vita personale possono fondersi in uno solo. Ciò rende importante fissare un orario di inizio, pausa e fine della giornata lavorativa. Non pianificare riunioni o attività al di fuori dell’orario di lavoro definito. Un ritmo regolare può aiutare la settimana lavorativa ad andare un po ‘più veloce e aumentare la concentrazione. Mentre alcune persone adorano lavorare da sole, altre potrebbero avere difficoltà ad auto-motivarsi. La verità è che tutti soffriamo di cali di motivazione e questo è normale. Per minimizzarli è importante ottenerla dalle chiamate di gruppo, dove condividere il professionale ma anche il personale e settare i propri obiettivi giornalieri.

Quindi con poche ma importanti accortezze, è possibile godere di tutti i benefici del lavorare da casa, tra cui:
-il risparmio di tempo negli spostamenti per recarsi al lavoro che potremo andare a dedicare ai nostri cari o alle nostre passioni
-l’autonomia nella pianificazione e gestione del tuo tempo
-la flessibilità nella impostazione dell’ambiente di lavoro e nella gestione di eventuali trasferimenti
-migliore equilibrio lavoro-vita, il celeberrimo work-life balance:

E comunque, potrebbe anche succedere che l’attuale situazione ci faccia anche apprezzare di più le cose che abbiamo dato per scontato in passato. Se prima eravamo soliti lamentarci delle riunioni, delle distrazioni, delle varie personalità all’interno dell’ufficio, ora le vediamo sotto una luce diversa e ora forse apprezzeremmo quello che potrebbero darci. Alla fine quindi questo nuovo equilibrio potrebbe anche essere un’opportunità per le aziende per iniziare a elaborare i veri vantaggi del loro ambiente di ufficio. È anche un’opportunità per i dipendenti di rivalutare i propri pregiudizi e teorie sugli aspetti positivi e negativi dell’ufficio e del lavoro a domicilio.

È qui che la funzione Risorse umane può intensificare e svolgere un ruolo chiave. Nel plasmare una cultura del posto di lavoro che riunisce una forza lavoro non solo multi-generazionale, ma ognuno con priorità diverse nella vita e che desiderano lavorare in modo diverso.