Ai dipendenti spesso capita di sostenere delle spese relative all’attività lavorativa e di cui poi chiedono il rimborso attraverso una nota spese. Bene, la gestione di questa attività è più farraginosa e lunga di quanto si possa pensare. La digitalizzazione del processo potrebbe snellire le pratiche.

La nota spese viene fatta spesso a mano e poi riportata su fogli excel. Secondo uno studio condotto da Istituto Piepoli per Soldo su un campione di oltre 400 PMI italiane, il tempo medio che un dipendente impiega per compilare la nota spese è di 3 ore al mese. Ma davvero non si può fare meglio?
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Cos’è la nota spese

La nota si fa nel caso in cui l’azienda abbia stabilito di usare per il rimborso di attività fuori ufficio il metodo analitico, detto anche piè di lista, o il metodo misto che unisce quello analitico al rimborso forfettario:

• il rimborso a piè di lista si ha quando il dipendente deve indicare, appunto in una nota, le varie spese sostenute durante una trasferta;
• nel metodo misto, al piè di lista si aggiunge il rimborso forfettario che prevede un’indennità di trasferta giornaliera fissa.

Le voci che vanno a comporre la nota spese sono diverse. Si va da quelle di viaggio, a quelle di vitto e alloggio, ma anche del parcheggio per esempio.

Perché possa ottenere il rimborso il dipendente deve allegare alla nota compilata anche i giustificativi di spesa. Per esempio se ha viaggiato in aereo o treno dovrà allegare il biglietto, se ha viaggiato con auto propria dovrà calcolare il rimborso chilometrico secondo le tabelle ACI oppure portare una ricevuta del rifornimento, meglio se con una scheda carburante.

Sono tutte piccole operazioni di rendicontazione che però sommate causano grandi perdite di tempo. In più ci potrebbe scappare anche qualche errore di calcolo a causa della fretta o della distrazione.

O magari il dipendente non sa come procedere e quindi ha bisogno di assistenza al reparto amministrativo, facendo perdere tempo anche a loro. Per ovviare a questo problema la cosa da fare è includere nelle proprie politiche aziendali anche un capitolo relativo ai rimborsi spese.

La policy sui rimborsi spese

Nella policy scrivete con chiarezza regole e requisiti:

• specificate quali spese sono ammissibili;
• se ci sono limiti di importo;
• entro quanto tempo vanno inviate le richieste di rimborso.

Coprite anche le eccezioni: stabilite per esempio se la mancia è rimborsabile oppure no.

Spiegate come vanno richiesti i rimborsi: c’è un modulo da compilare oppure un software specifico? Quali documenti vanno allegati? Indicate anche una persona o un ufficio a cui rivolgersi in caso sorgano dei dubbi.

Come sempre, usate un linguaggio chiaro e accessibile a tutti i vostri dipendenti. Inserite anche degli esempi per semplificare ancor più la comprensione. In questo modo ridurrete i dubbi e le domande.

Rendete disponibile a tutti la vostra policy: potete pubblicarla sul vostro sito o in un portale intranet, ma potete anche stamparla e metterla a disposizione di ogni ufficio.

Se non avete ancora un policy sui rimborsi o magari volete aggiornarla, vi scriviamo i link a tre esempi che abbiamo trovato online e che ci sembrano ben fatti:

• quella di SeaGate Italia, azienda che si occupa di data storage e backup;
• quella di Vodafone Italia, inclusa nel loro codice di condotta;
• quella dell’azienda ICT italiana OTS, inclusa nella loro guida alla vita in azienda.

Digitalizzare la nota spese: normativa

Esistono normative precise che consentono la digitalizzazione dei giustificativi di spesa, quindi per le aziende sarebbe utile superare la resistenza che hanno verso i sistemi digitali. Ne guadagnerebbero in tempo e forse anche in denaro.

La normativa a cui facciamo riferimento è il Codice dell’Amministrazione Digitale per la Pubblica Amministrazione, ma soprattutto il decreto ministeriale 17 giugno 2014 Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.

Su questo decreto — che riguarda tutti, non solo le PA — si è espressa nel 2017 l’Agenzia delle Entrate per rispondere a un quesito relativo proprio alla digitalizzazione della nota spese.

In particolare, l’Agenzia delle Entrate conferma che i giustificativi di spesa possono essere digitalizzati, per esempio attraverso una foto fatta con lo smartphone.

Per la conservazione degli originali le strade da prendere sono due.

Gli originali dei cosiddetti giustificativi non unici — cioè quelli al cui contenuto è possibile risalire attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi — possono essere distrutti, una volta completata la procedura di conservazione digitale.

Per intenderci i giustificativi non unici sono gli scontrini fiscali, le fatture, le ricevute fiscali.

Il caso è diverso per i giustificativi unici, cioè quelli che non consentono di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione.

Stiamo parlando di giustificativi di cessioni o prestazioni emessi da soggetti economici di Paese fuori dall’Unione Europea, con cui quindi non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale.

Questi giustificativi unici devono essere conservati anche in versione analogica.

Si potrebbero anche distruggere ma in quel caso un pubblico ufficiale dovrebbe prima autenticare la conformità tra la versione analogica e la copia digitale. A questo punto meglio conservarli.

Sulla conservazione vi ricordiamo che serve a rilevare la natura del costo sostenuto per poter provare l’inerenza della spesa con l’attività aziendale. E questo perché i rimborsi spese sono deducibili.

Tutte le scritture contabili e i documenti attinenti devono essere conservati fino alla fine degli accertamenti  relativi al periodo d’imposta corrispondente. Mentre il codice civile dice che scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione.

La gestione digitale della nota spese

Dimentichiamoci per un attimo di tutti questi faldoni cartacei e torniamo al procedimento digitale così come è stato preso in considerazione dall’Agenzia delle Entrate.

In una prima fase il dipendente attraverso lo smartphone fotografa e digitalizza i giustificativi di spesa e poi li carica nell’applicazione scelta dall’azienda, facendo il login.

Alcune app hanno anche il riconoscimento automatico dei caratteri e quindi riescono a estrarre dallo scontrino i dati da inserire nella nota spese.

Quindi nella seconda fase il dipendente controlla la nota spese, oppure inserisce a mano i dati e in calce allega le immagini dei giustificativi. Dopodiché invia la nota nel cloud.

Nell’ultima fase entra in gioco l’ufficio amministrativo o il dipartimento competente che accede al software, controlla le spese e procede con il rimborso. Dopodiché si occupa della registrazione nelle scritture contabili.

Rimane un processo un pochino lungo, ma è di certo migliore del foglio di carta oppure del file excel.

Software per la nota spese digitale

I software che vi consentono di fare la nota spese digitale sono tantissimi, ma abbiamo pensato di farvi comunque una piccola panoramica.

In ogni caso vi consigliamo di fare anche voi una ricerca e di scegliere quello più adatto alle vostre esigenze e che magari si integra con altri sistemi che già usate.

Partiamo da Otto di TeamSystem, software in cloud che potete usare da web e da dispositivi iOS e Android per registrare le spese e allegare scontrini e ricevute varie.

Poi c’è Ztravel di Zucchetti, software che promette di ottimizzare l’intero processo di gestione delle trasferte e note spese. Copre tutte le fasi di gestione: dalla pianificazione, alla raccolta e compilazione della nota spese, al controllo e all’approvazione della nota, fino all’analisi della trasferta e dei costi sostenuti. Ztravel è disponibile per tutti i dispositivi sia in cloud sia in modalità licenza, instancabile sui server del cliente o nel data center Zucchetti.

Anche Sarce Travel assiste nelle diverse fasi delle trasferte, consente di stabilire le voci di spesa ammissibili, permette di rilevare i km percorsi con il GPS e di produrre dei report. Disponibile su tutti i dispositivi, ha diverse fasce di prezzo a seconda delle esigenze aziendali.

Per ultimo menzioniamo Soldo, che non è una app specifica per digitalizzare la nota spese ma serve a gestire e monitorare in maniera diversa le uscite. In pratica Soldo è un conto spese che include carte di debito Mastercard®, un pannello web di amministrazione e un sistema di reportistica.

Consente all’azienda di impostare limiti di budget e regole e ai dipendenti di sapere quanto possono spendere e di caricare i giustificativi di spesa. Lo potete anche integrare con il vostro sistema di contabilità.

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