Smart Working: Cos’è e Come l’Azienda può Implementarlo

Diverse ricerche dicono che entro il 2020 almeno il 50% delle persone lavorerà da remoto. Ma il lavoro agile non è per tutti e alcune aziende se ne stanno accorgendo. Per smart working o lavoro agile in Italia si intende una modalità lavorativa flessibile in termini di tempo e di spazio. Il lavoro agile è stato normato dalla Legge 81 del 2017.
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L’idea del governo è che lo smart working aiuti a conciliare le esigenze dei datori di lavoro con quelle dei lavoratori in modo da rendere i secondi più appagati, coinvolti ed efficaci. E in effetti questi sono i benefici più comuni che vengono rilevati quando si parla di questa modalità di lavoro. Le notizie arrivano in gran parte dal Nord America, che da tempo sta percorrendo questa strada. Altri dati provengono dal Regno Unito e dall’Italia. Parlando di benefici per l’azienda, si può dire che il lavoro agile si inserisce a pieno titolo nelle strategie di talent acquisition e talent retention.

Smart Working: un aiuto alle esigenze di chi vuole godersi la famiglia

Non solo perché la flessibilità è un fattore attrattivo ma anche perché se lavoriamo con un team remoto si possono assumere talenti in giro per il mondo. E mantenere i talenti in azienda diventa più semplice. Lo studio del 2017 State of Remote Work dice proprio questo: le aziende che consentono ai dipendenti di lavorare da remoto, anche solo alcuni giorni, hanno un tasso di turnover più basso del 25% rispetto alle altre.

I benefici non sono solo per le aziende e per i talenti. È chiaro che anche gli altri dipendenti possono trarne vantaggi. Per esempio evitando o diminuendo il tempo speso nel tragitto casa-lavoro. Che spesso è davvero logorante. L’università del West England ha scoperto che, in termini di soddisfazione, il lavoratore percepisce venti minuti di tragitto in in più come un taglio allo stipendio del 19%. Un altro aspetto positivo dello smart working è che aiuta la conciliazione vita-lavoro. Un orario e un luogo flessibili possono dare una mano alle donne che spesso devono fare grandi sacrifici per riuscire a gestire lavoro e famiglia.
Smart Worker
Fra l’altro Remote.co, una piattaforma che supporta le aziende che vogliono costruire team remoti, ha analizzato alcune aziende con team completamente distribuiti e ha scoperto che hanno un’alta percentuale di donne a capo di queste aziende. La ricerca conferma che il lavoro da remoto può aiutare a diminuire il divario di genere, almeno in ambito lavorativo. Negli ultimi anni sono state fatte tante ricerche per capire l’andamento del lavoro da remoto.

Da tutte emerge una serie di vantaggi per le aziende: i dipendenti sono meno distratti, meno stressati e più efficaci. In più c’è la questione degli uffici. Se si ha un team anche solo in parte distribuito si ha bisogno di meno spazio e quindi si possono abbattere dei costi. Ma non ci sono solo vantaggi: gli svantaggi sono legati all’applicazione della modalità di lavoro agile. Per esempio c’è il rischio burnout perché il lavoratore non riesce a stabilire degli orari di lavoro.

È sempre “acceso”. E questo può dipendere dal fatto che l’azienda si aspetta che lui sia sempre disponibile. O magari il capo non ha dato direttive chiare e allora il dipendente salta su ogni volta che arriva una mail. E questa è una questione di comunicazione. Ma anche di mancanza di strategia a monte. Poi ci sono un paio di questioni legate alle attrezzature.

Tanto per cominciare se il dipendente a casa non ha una buona connessione internet difficilmente potrà lavorare bene. Secondo uno studio fatto a Bristol è proprio la mancanza di banda larga il maggiore ostacolo per chi vorrebbe lavorare da remoto.

Poi c’è anche una questione di sicurezza. Quando si maneggiano i dati dei clienti, proprietà intellettuali e cose del genere bisogna stare molto attenti. L’azienda deve dare dei dispositivi adatti ma anche un protocollo preciso da seguire per lavorare al meglio e in sicurezza.

Alcuni studi hanno evidenziato che in certi casi chi lavora da remoto non si sente accompagnato nel lavoro e nella crescita professionale. E alcuni lamentano una mancanza di empatia e una difficoltà nel cogliere la comunicazione non verbale. La tecnologia c’è e aiuta ma per qualcuno può non essere abbastanza.

Fa anche riflettere il fatto che IBM, fra i primi a far lavorare da remoto i propri dipendenti, quest’anno abbia richiamato in sede 5.000 lavoratori, affinchè, nei dipartimenti in cui la collaborazione e la co-creazione sono essenziali, come lo sviluppo e il marketing, le persone lavorino nello stesso luogo. Come suggerisce Kate Lister, presidente di Global Workplace Analytics, l’ufficio diventa un luogo di collaborazione e la casa un posto in cui concentrarsi e fare il lavoro individuale.

ma qual è la situazione in Italia? Secondo la ricerca 2017 dell’Osservatorio Smart Working il 36% delle grandi imprese, il 7% delle Piccole Medie Imprese e il 5% delle Pubbliche Amministrazioni, hanno già progetti strutturati di Smart Working. Gli Smart Worker sono l’8%.

E i benefici che emergono sono quelli di cui parlavamo prima: lato aziende più produttività, meno assenteismo, meno costi per gli uffici; lato dipendenti più motivazione e soddisfazione, meno tempi per gli spostamenti, migliore equilibrio fra vita e lavoro.

Axa Smart WorkingIl problema è che sono poche le aziende che hanno ripensato in toto i modelli organizzativi. Quindi il rischio che si arrivi a una disaffezione del lavoratore per ora c’è. Ma sempre l’Osservatorio Smart Working ne ha premiate alcune per le loro iniziative. Per esempio AXA Italia per il progetto “Smart working, smart life” che ha lavorato sui team — perché costruissero dei modelli di lavoro agile adatti al proprio modo di operare — e sugli spazi fisici per adeguarli alle nuove esigenze e quindi dedicati alla creatività, all’innovazione, alla collaborazione e alla concentrazione. Vale lo stesso per il progetto pilota di Generali, anche questo vincitore dello Smart Working Award.

Fra le altre cose Generali punta sul lavoro agile come alternativa migliore al part time, in particolare per le donne che spesso sono costrette a sceglierlo dopo essere diventate mamme. Ma le aziende come si devono muovere per avere i benefici dello smart i working e, se possibile, evitare gli svantaggi? Intanto bisogna capire se è un metodo funzionale per la propria azienda. Potrebbe anche non esserlo e quindi meglio evitare. Non è obbligatorio seguire la moda del momento. Si può anche fare un test. La mossa di IBM non è sbagliata: si sono accorti che la strada che avevano scelto non era giusta per loro e hanno cambiato.
Smart Working per chi vuole lavorare da casa
Partire con un progetto pilota è una buona idea. A monte però ci deve essere una strategia e un piano preciso di come comunicare e collaborare con i dipendenti. Quali strumenti usare, quali attrezzature offrire, quali processi e protocolli mettere in atto. C’è molto a cui pensare prima di passare all’azione. Poi bisogna scegliere le persone giuste. O, se si vuole garantire a tutti la possibilità di un paio di giorni di lavoro da casa, bisogna formarli e accompagnarli nella transizione. Si può lavorare in questo senso, insegnando tecniche di concentrazione e produttività.

Ci vuole un capo presente non si abitua allo smart workingPer chi è abituato all’ufficio, e magari a un capo che ti dice “Fai questo, fai quello” non è semplice ritrovarsi a casa a dover impostare le priorità e scegliere in autonomia su cosa lavorare. Oppure i giovani o chi deve ancora imparare il mestiere. Non è detto che da remoto riesca a farlo. Avrà bisogno di stare vicino a chi può trasmettergli esperienza. Infatti è raro che figure junior lavorino solo da remoto. È necessario farle crescere prima di dare loro maggiore indipendenza. E si deve in ogni caso mantenere la connessione con i lavoratori anche quando lavorano fuori ufficio.

Nel caso di team 100% remoti, è bene prevedere incontri in video frequenti. Altrimenti il dipendente rischia di sentirsi alienato e magari si demotiva. La questione comunicazione è sempre un tasto delicato. Una cosa su cui si deve lavorare di più in generale anche quando non parliamo di lavoro agile. La comunicazione interna è uno dei fattori che rendono i dipendenti fan o hater della propria azienda. Altra cosa fondamentale è la valutazione.

I manager devono saper misurare le performance dei dipendenti per capire se il lavoro fuori ufficio sta funzionando o meno. Si tratta di stabilire a monte obiettivi e KPI così poi si può capire cosa migliorare e cosa cambiare. Insomma, il lavoro agile è una gran bella opportunità e presto potrebbe anche portare con sé agevolazioni fiscali. Però va messo in atto con criterio, consapevolezza e visione a lungo termine.


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