Mantenere aperti i canali di comunicazione con i vostri dipendenti è importante. Per voi, perché potete avere sempre il polso della situazione in azienda. E per loro, perché si sentiranno presi in considerazione e quindi più motivati a fare un buon lavoro.

Uno degli strumenti fondamentali per ricevere feedback dai vostri impiegati sono i sondaggi.
Ascolta “Consigli e strumenti per sondaggi efficaci” su Spreaker.
I sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti vi possono dare tante informazioni e soprattutto vi consentono di agire per mettere riparo a situazioni che non funzionano.

L’importanza del feedback

Per conoscere il feedback dei dipendenti non ci si può limitare a un sondaggio annuale. Le opinioni si raccolgono anche ascoltando e osservano ogni giorno i nostri lavoratori.

Stare in ascolto vuol dire imparare e verificare se l’azienda si sta muovendo verso i propri obiettivi oppure no.

All’ascolto deve seguire una fase di analisi e poi una di azione. È inutile prendere atto e poi non fare nulla per cambiare le cose.

Proprio perché si tratta di un processo in continua evoluzione, anche le modalità dei sondaggi stanno cambiando.

Molte aziende hanno cominciato ad affiancare al sondaggio annuale i cosiddetti pulse survey, cioè dei sondaggi più brevi da far compilare ai dipendenti ogni settimana oppure ogni due.

Di solito non contengono più di dieci domande e proprio perché ci vuole poco a completarli, il tasso di risposta è più alto. In più vi consentono di sapere in tempo reale come vanno le cose.

Elementi essenziali dei sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti

Ci sono alcune cose di cui dovete tenere conto sia per i sondaggi annuali o semestrali, sia per quelli più frequenti. In primis, assicurate l’anonimato a chi risponde. In questo modo le persone avranno meno remore a dire quello che pensano.

Poi spiegate con chiarezza le ragioni dei sondaggi e anticipate cosa farete una volta raccolte le risposte. Farlo renderà i dipendenti più partecipi e motivati. Soprattutto se c’è un beneficio anche per loro. Per esempio,  potreste decidere e comunicare che se la maggioranza dei dipendenti si trova male a lavorare con un determinato software, vi impegnerete a cambiarlo.

Dopodiché condividete con tutti i risultati, anche se non sono del tutto positivi. I vostri impiegati sentiranno che vi fidate di loro e saranno portati a fare squadra.

Scrivete domande semplici e rilevanti. Fate in modo che per compilare il sondaggio non ci vogliano più di 20-30 minuti.

Adattate i testi alla vostra cultura aziendale usando il vostro tono di voce abituale. Se siete cordiali ma formali, anche le domande devono essere così. Se siete una startup che comunica in modo amichevole, allora potreste inserire un po’ di gamification nel sondaggio o usare illustrazioni o ravvivare le risposte con parole più fresche.

Infine scegliete gli strumenti adatti per creare e analizzare i vostri sondaggi:

• tenete conto della facilità di utilizzo per voi e per i dipendenti;
• valutate le funzioni per analizzare i dati e creare dei report;
• se pensate vi serva, assicuratevi che lo strumento che sceglierete vi consenta di confrontare i vostri dati con quelli di altre aziende per fare benchmarking;
• verificate se e come lo strumento si integra con i software che usate già.

Elementi fondamentali da misurare e valutare

#1 Soddisfazione

Abbiamo già avuto occasione di dire che rimpiazzare un impiegato costa molto, quindi è importante mantenere appagati e motivati i nostri lavoratori. In questo caso si possono fare domande sui benefit, sugli orari e sull’ambiente di lavoro, sulle politiche aziendali.

#2 Coinvolgimento

Soddisfazione e coinvolgimento influiscono sulla produttività dei dipendenti. Per capire se sono davvero partecipi possiamo chiedere se per loro il lavoro è significativo, se hanno fiducia nel datore di lavoro, se pensano che l’azienda gli consentirà di crescere professionalmente.

#3 Morale

Come si sentono i vostri dipendenti? Felici? Gratificati e rispettati? Oppure stressati?

#4 Comunicazione interna

I sondaggi vi possono aiutare a capire se la comunicazione è efficace e chiara oppure no. Potete chiedere se i dipendenti hanno ricevuto informazioni esaurienti riguardo a eventi specifici, se i mezzi usati per comunicare sono facili da usare, se le attività di comunicazione contribuiscono a motivarli.

#5 Efficacia di manager e dirigenti

Potete chiedere ai dipendenti se le aspettative su di loro sono chiare, se ricevono feedback utili, se i manager hanno fiducia in loro e sanno creare un ambiente di lavoro piacevole.

#6 Efficacia del reparto HR

Come sta andando il lavoro delle risorse umane? Chiedete, per esempio, quanto sono rispondenti le offerte di lavoro rispetto alla realtà o sull’efficacia del percorso di induction.

Passare all’azione

Non vi limitate però a collezionare dati. Quello è solo l’inizio. Usate i dati per portare dei cambiamenti in azienda.

Dovete pensarlo come un processo circolare: raccogliete i dati attraverso i sondaggi, analizzateli e capiteli, agite e poi ricominciate da capo.

Tenete traccia dei cambiamenti e dei progressi che farete e comunicateli. I dipendenti saranno contenti di vedere che avete tenuto conto dei loro feedback e si sentiranno parte attiva del processo di evoluzione dell’azienda.

5 strumenti per creare sondaggi aziendali

#1 SurveyMonkey

SurveyMonkey, che è disponibile anche in italiano, serve per fare diversi tipi di indagini, fra cui quelle sui dipendenti. Vi permette di raccogliere le risposte e di creare dei report per analizzarle

Potete inviare sondaggi periodici impostando dei promemoria e avete anche a disposizione dei template dai quali partire per elaborare le vostre indagini.

SurveyMonkey si integra anche con altre app per facilitarvi il flusso di lavoro. Per esempio con CRM come Salesforce e Hubspot oppure con Slack per la collaborazione.

I piani di abbonamento sono 4: si va dal Basic che è gratuito al piano Premier che costa 99€ al mese. Il piano base ha funzionalità limitate ma vi permette comunque di sperimentare e capire se lo strumento fra per voi.

#2 TinyPulse

TinyPulse si specializza nei sondaggi sui dipendenti. È uno strumento che vi aiuta a raccogliere i feedback dal momento dell’assunzione fino all’exit interview.

Anche in questo caso avete la possibilità di analizzare i risultati e creare report e potete programmare l’invio dei sondaggi. In più vi mette a disposizione una piattaforma attraverso la quale potete far conoscere ai vostri dipendenti i risultati.

È una piattaforma che consente ai dipendenti di interagire in maniera anonima con queste informazioni. I pian di TinyPulse non sono “in chiaro” sul sito, dovrete mettervi in contatto con loro e farvi fare un preventivo.

#3 Officevibe

Officevibe come TinyPulse si focalizza sugli strumenti per l’’employee engagement. Punta molto sulle metriche: ne prende in considerazione 10 più 26 sotto-metriche. Si va dal benessere al rapporto con i dirigenti.

Si integra con Slack e altre applicazioni. E i piani sono 3: il piano Team che è gratuito, il piano Workplace che costa 4$ per utente al mese e poi c’è il piano Enterprise da personalizzare a seconda delle esigenze.

#4 15Five

15Five è una piattaforma per i pulse surveys. Vi consente di fare sondaggi settimanali brevi e di analizzarli in pochi minuti. In più vi consente di pianificare e costruire gli incontri uno a uno con i dipendenti.

Anche in questo caso i piani sono 3: quello base a 7$ per utente al mese, quello Plus a 14$ per utente al mese e il piano Enterprise da personalizzare.

#5 Polly

Per sondaggi più veloci e informali, e quindi magari adatti a startup o aziende con team piccoli, c’è Polly. Un bot che si integra con Slack, Microsoft Teams e Google Hangouts.

Polly ha un piano gratuito e altri 3 piani a pagamento, per conoscere i prezzi però dovrete contattare il team.

Come vedrete anche solo facendo una ricerca su Google, gli strumenti per fare sondaggi sono tantissimi. Sta a voi trovare quello più adatto alle vostre esigenze e alla tipologia di indagini che volete fare.

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