Il lavoro da remoto sta cominciando a diffondersi anche da in Italia, non solo nelle startup ma anche nelle aziende più strutturate. Lavorare a distanza non è semplice né per i dipendenti, che potrebbero sentirsi isolati, né per i manager, che potrebbero temere di non avere la situazione sotto controllo. Quali sono quindi i requisiti essenziali perché un team così composto riesca a essere efficace? Ci sono tre elementi essenziali da prendere in considerazione: la fiducia, la capacità di comunicazione e l’attitudine dei membri del team.
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Prima di accordare un piano di smart working a un dipendente, i manager devono assicurarsi che sia una persona proattiva, in grado di portare a termine i propri compiti anche se non è supervisionato. Dev’essere anche una persona capace di non lasciarsi distrarre. Anche i manager però devono avere la giusta attitudine. Non possono abbandonare a se stessi i dipendenti solo perché non li vedono e d’altro canto non devono andare nel panico se pensano di non poterli controllare. Senza fiducia è impossibile che il team funzioni. Inoltre c’è il tema della comunicazione, che è fondamentale anche per chi condivide gli uffici ma diventa essenziale per chi invece non si incontra mai o quasi mai. Proprio per questo, è necessario avere dei sistemi e dei processi che rendano il lavoro agile e consentano di fare squadra anche a distanza.

Oltre alle chat e alle email è importante prevedere incontri in video con cadenza regolare perché la comunicazione non verbale è fondamentale sia per comprendere gli stati d’animo sia il team building. E’ utile fare delle videochat all’inizio di ciascuna settimana in cui si parla di quello che si è fatto durante la settimana precedente e dei piani per quella corrente. In ogni caso è bene stabilire una scaletta per gli incontri e un tempo massimo per ogni partecipante. Sempre in video, vanno fissati degli incontri uno a uno fra team leader e dipendente, con cadenza almeno mensile. È importante dare dei feedback ai propri collaboratori, e anche riceverli. Anche in questo caso si può creare una scaletta e riportare il contenuto in un documento da usare successivamente per la valutazione dell’andamento del dipendente. Zapier, che ha un team 100% remoto, per questo tipo di incontri ha creato quattro richieste che il team leader deve fare al dipendente:

• dimmi una cosa che ti entusiasma;
• dimmi una cosa che ti preoccupa;
• dimmi una cosa che potrei fare meglio per aiutarti con il tuo lavoro;
• dimmi una cosa che potresti fare meglio per migliorare il tuo lavoro.

Invece per creare un senso di coesione le strategie sono tante. Una molto usata dalle aziende nordamericane che hanno team remoti è quella di mettere a coppie i membri del team per fare delle chiamate di 10 o 15 minuti in cui chiacchierano del più e del meno. Le chiamate, che possono essere anche video, sono settimanali e ogni volta le coppie cambiano. In questo modo si riesce ad interagire con gli altri membri del team. Per favorire questo tipo di interazioni si usano anche le chat, naturalmente aprendo canali dedicati e separati da quelli che riguardano il lavoro.

Molte delle aziende distribuite su vari territori hanno anche bacheche o blog interni. In questo caso lo scopo è duplice: da una parte servono a tenere tutti informati su determinate questioni, dall’altra possono essere usati come strumento di accountability, nel senso che si può chiedere ai membri del team di scrivere ogni settimana le attività portate a termine durante la settimana. È un modo per responsabilizzarli, se ce ne fosse bisogno. Utile al senso di inclusione è inviare dello swag, ovvero dei gadget, ai membri del team e alle loro famiglie oltre alle feste di compleanno o anche di Natale fatte in videochat.

Ma se il team è completamente remoto bisogna prevedere degli incontri di persona almeno una volta l’anno, in quanto solo di persona si consolida  la cultura d’azienda. Per evitare che si sentano spaesati è sempre bene prevedere un percorso di avvio al lavoro da remoto. Potrebbe essere parte dell’induction training,  oppure potrebbe arrivare in un secondo momento nel caso si scelga la modalità smart working dopo tanti anni in azienda. In ogni caso va previsto un training iniziale sulle modalità di lavoro e sull’uso degli strumenti va previsto. Si può pensare a un affiancamento virtuale di qualche giorno con un collega che abbia la capacità di insegnare e accogliere il nuovo arrivato. Imprenscindibile è la valutazione del lavoro dei dipendenti, in particolare la misurazione dei risultati. Quindi vanno stabiliti dei KPI. Per poter dire a un dipendente che deve correggere la rotta è bene fare le misurazioni ogni due settimane, non ogni sei mesi.

Per la valutazione si possono chiedere dei feedback anche agli altri membri del team. E si può chiedere loro di darsi una auto valutazione. Tutti questi elementi aiutano ad avere un quadro completo. Gli strumenti sono l’alleato principale dei team distribuiti. Aiutano a creare legami, a trasmettere i valori dell’azienda, a essere efficaci ed efficienti. Per questo vanno scelti a seconda delle esigenze del team e vanno spiegati a chi non sa usarli. I tool da usare servono principalmente per informare, comunicare, collaborare e tenere traccia delle cose da fare. Quelli essenziali sono:

• email, per testi medio-lunghi e interazioni rapide;
• chat, per comunicare in tempo reale;
• bacheche o blog interni, per dare informazioni e fare sì che non vadano perse nella velocità delle chat;
• telefono, per quelle questioni che possono essere gestite solo con questo mezzo;
• video chat, per le riunioni di lavoro ma anche informali;
• video, per fornire spiegazioni dettagliate o per esempio per condividere lo schermo durante una videochiamata;
• sistemi di gestione dei progetti, per le cose da fare.

I tipi di strumenti sono tantissimi, l’importante è scegliere quelli più comodi per lavorare bene.

Tra questi vi può essere Slack, un’applicazione per chat. La comunicazione qui è rapida e si possono creare diversi canali, dividendoli per progetto o creando dei gruppi in cui semplicemente chiacchierare del più e del meno. Per collaborare sui documenti ci sono la suite di Google e Office Online e per la documentazione interna ci sono Dropbox Paper, Notion e Nuclino. Per le video riunioni molti scelgono GoToMeeting per la qualità video e audio, ma si possono usare anche Google Hangouts o Skype. Per semplificare il login nelle varie applicazioni con cui si lavora può essere necessario un password manager.

Fra i più usati ci sono Dashlane, LastPass, 1Password e Keeper. Far firmare dei documenti è più semplice in ufficio che con un team remoto. Fortunatamente le app come HelloSign, SignEasy e DocuSign sono di grande aiuto. Tra i tantissimi tool di project management vi sono Basecamp e Jira. Quelli che vengono usati più spesso, anche perché hanno versioni gratuite e sono semplici da capire, sono Trello e Asana. Su Trello si può tracciare la roadmap oppure creare un piano editoriale e su Asana gestire i task. Sono due strumenti davvero flessibili da poter adattare alle proprie esigenze. Invece per la gestione dei dipendenti e degli incontri uno a uno c’è Lighthouse, un software studiato per gli HR, i manager e i team leader che si può usare per tenere d’occhio informazioni sui dipendenti ma anche per dare e ricevere feedback.

Poi ci sono un’infinità di tool per tracciare il tempo. Ci sono quelli come Paymo che includono il software di project management e quelli come Toggl e Harvest che invece si integrano con tool esterni. Per tracciare i progressi del team c’è iDoneThis, una app semplice da usare e che potete integrare con Slack, Trello, Asana e tanti altri software. Vedere il progetto progredire ha un ottimo effetto motivante sui membri del team. In conclusione gestire un team distribuito non è semplice ma scegliendo le persone giuste e puntando sulla comunicazione è possibile. Con l’aiuto di sistemi e strumenti si può rendere efficace e coeso anche il team più distante.