Il filo che ci lega a internet si fa ogni giorno più forte. Chiunque abbia uno smartphone è sempre connesso.

Con la possibilità che abbiamo di accedere al web da qualunque dispositivo, persino gli orologi, non ha molto senso pensare di poter impedire ai propri dipendenti di visitare siti web e social network nelle ore di lavoro.
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Usiamo social media e chat per restare connessi con amici, parenti e colleghi. Facciamo compere su ecommerce vari. Prenotiamo viaggi online. Chiediamo a Google indicazioni stradali e informazioni su qualunque argomento. E spesso lo facciamo mentre siamo in ufficio.

Davanti a un comportamento del genere, è facile che un datore di lavoro si arrabbi. E magari pensi di bloccare alcuni siti perché i dipendenti non possano usarli mentre sono al lavoro. Ma è una tattica efficace?

Molte aziende non si sono limitate a bloccare i siti. Negli anni passati diversi dipendenti sono stati licenziati perché avevano passato tempo su Facebook oppure avevano fatto acquisti online o comunque avevano usato internet per finalità non lavorative.

Altre aziende invece incoraggiano l’uso dei social media e investono in formazione in questo senso. Ogni impresa è diversa e ha i propri valori, la propria cultura e le proprie modalità di lavorare, ma il quesito è lo stesso per tutte: l’uso di siti “ricreativi” diminuisce la produttività dei dipendenti?

Impedire ai dipendenti di usare social e altri siti è utile?

I dipendenti che visitano social e altri siti nelle ore di lavoro sono meno efficienti? Alcuni ricerche dicono di sì.

Siamo tutti molti più distratti di un tempo. E paghiamo un costo cognitivo per ogni notifica che ci distoglie da quello che stiamo facendo. Il problema non è tanto andare a dare una sbirciata al feed di Facebook, quanto il tempo che impieghiamo a ritrovare l’attenzione per tornare al lavoro.

Eppure sembra che il tentativo di bloccare i siti non sia efficace. Non solo perché possiamo comunque visitarli dal telefono, infischiandocene del computer dell’ufficio. Ma anche perché il blocco viene percepito dai dipendenti come una restrizione della propria autonomia, il che influisce in maniera negativa sulla morale, sulla motivazione e dunque sulla produttività.

Anche perché trasmette una mancanza di fiducia da parte del datore di lavoro. La proibizione fra l’altro potrebbe, come in tutti gli altri ambiti, scatenare una reazione inversa. Tutto quello che ci viene vietato, diventa subito più interessante di quanto non sia in realtà.

A quanto pare, quindi, bloccare l’accesso a determinati siti non serve, anzi, può essere controproducente.

Lasciare libertà di scelta, invece, ha i suoi aspetti positivi:

• può migliorare il morale, perché dare fiducia ai dipendenti significa farli sentire appagati;
• può migliorare la comunicazione, perché attraverso mezzi sia interni sia esterni i dipendenti saranno sempre informati su quello che succede in azienda. La trasparenza è un ottimo modo per rendere partecipi i propri lavoratori;
• può persino migliorare le competenze dei dipendenti. Saper usare internet è cruciale ma non tutti hanno una buona conoscenza del mezzo. Consentire di usarlo in ufficio e magari offrire un training apposito, può creare e raffinare competenze utili anche sul lavoro.

Quindi, piuttosto che provare a eliminare un problema che si presenterà comunque, meglio usarlo a vostro vantaggio.

Come bilanciare l’uso dei social media con la produttività dei dipendenti

#1 Create un ambiente di lavoro stimolante

Se i vostri dipendenti sono motivati e partecipi, si distrarranno meno. Questo vale non solo per i social, ma per qualunque tipo di distrazione: avranno meno interesse a perdersi in chiacchiere con i colleghi o a prendere un caffè alla macchinetta. Ma non vi stiamo dicendo di limitare le pause, tutto il contrario.

#2 Consentite ai dipendenti più pause brevi

Alternare il lavoro intenso a pause brevi ma frequenti può migliorare la produttività. Secondo un articolo del Business Insider, il nostro cervello non è fatto per concentrarsi su un certo lavoro per diverse ore. La massima efficacia del nostro cervello su un determinato compito dura circa 90 minuti.

Per questo sarebbe bene fare delle interruzioni ogni ora e mezza. Fra l’altro, sembra che se nelle pause facciamo qualcosa di completamente diverso dal compito che stavamo eseguendo, il nostro cervello si ricarichi meglio e più in fretta.

Per esempio, se abbiamo lavorato a un documento da revisionare per 90 minuti, nella pausa evitiamo di andare a leggere articoli e notizie ma distraiamoci con altro.

Perciò, se un dipendente vuole controllare Twitter o comprare qualcosa online, può farlo durante una delle pause. E i datori di lavoro possono incoraggiarlo a farlo. In questo modo lascerebbero liberi i lavoratori di connettersi, ma stabilendo delle regole per garantirsi la loro efficacia.

#3 Monitorate i risultati

La produttività si può misurare. Quello che dovete controllare è il lavoro che viene svolto.

Se un dipendente passa diverso tempo su Facebook ma comunque fa bene il suo lavoro, allora per il datore di lavoro cambia poco.

La produttività riguarda i risultati. Quello che conta è che i dipendenti portino a termine i loro compiti in tempo e rispettando gli standard di qualità dell’azienda.

Due aziende, due approcci diversi

L’Intel Corporation già nel 2000 stava cercando la strada giusta per migliorare la partecipazione e il senso di appartenenza dei dipendenti.

Nel 2005 ha lanciato Intelpedia, una wiki collaborativa solo per i dipendenti che contiene migliaia di pagine di documentazione sull’azienda. Un modo per organizzare la conoscenza interna e condividerla con i lavoratori.

Invece, per gestire l’uso dei social media esterni, ha creato una social media policy, disponibile in diverse lingue, che aiuti tutti i dipendenti a usare i social in modo rispettoso e responsabile. Ma le linee guida da sole non bastano, perciò l’azienda organizza percorsi di formazione specifici per far sì che le policy siano comprese a fondo e applicate.

In più nel 2008 ha creato Digital IQ, un programma avanzato di formazione sui social dedicato ai commerciali e ai marketer ma aperto a tutti i dipendenti.

A CV-Library, directory inglese per gli annunci di lavoro, le cose vanno in maniera diversa: i dipendenti possono usare gli smartphone solo per urgenze. Questa restrizione viene però bilanciata dal fatto che una volta usciti dall’ufficio alle 17.30, l’azienda non si aspetta che i dipendenti rispondano a email o siano reperibili per questioni di lavoro.

Inoltre questa politica viene comunicata con chiarezza sin dal momento del colloquio di lavoro, perciò i dipendenti sono ben consapevoli di come si dovranno comportare una volta assunti.

Pur essendo due approcci diversi, questi esempi ci suggeriscono che la prima cosa da fare è informare e istruire i dipendenti sull’uso corretto dei mezzi a loro disposizione.

Quindi è indispensabile una policy che tracci linee guida chiare. E sarebbe ancora meglio se fosse supportata da attività di formazione che aiutino i lavoratori a capire le potenzialità e i rischi dell’uso dei social media in generale.

Puntate sulla consapevolezza e sulle pause da sfruttare per ricaricarsi anche dando un’occhiata ai social. Bloccare i siti, invece, è inutile. E d’altra parte gli scansafatiche in ufficio sono sempre esistiti, prima ancora che arrivassero i computer e poi internet. Persone del genere rimangono improduttive anche con Facebook bloccato.

Per finire, misurate l’efficienza dei dipendenti verificando i risultati, non contando il tempo che passano su siti non legati al lavoro. Ricordatevi anche che coinvolgere i dipendenti e renderli fieri del proprio lavoro li farà diventare i primi sostenitori dell’azienda. E se gli insegnerete a usare bene i social, vi aiuteranno a fare brand awareness senza neanche che glielo chiediate.